아파트 회계, 어떤 기준으로 처리해야 하나 — 공동주택 회계처리기준의 적용 대상과 원칙

관리사무소에 새로 온 경리 담당자나 처음 입주자대표회의 감사를 맡은 분이 가장 먼저 부딪히는 질문은 “이 전표를 무슨 기준으로 끊어야 하나”입니다. 전임자가 하던 방식, 관리규약에 붙은 규정, 회계 프로그램의 기본 설정이 서로 달라 보이면 더 헷갈립니다.

답부터 말하면, 의무관리대상 공동주택의 관리주체가 결산서와 회계감사를 받는 재무제표를 만들 때 따르는 기준은 국토교통부장관이 고시한 「공동주택 회계처리기준」입니다. 이 기준의 출발점은 두 가지입니다. 회계처리와 재무보고는 복식부기와 발생주의로 하고, 관리외수익만은 단지가 계정별로 발생주의와 현금주의 중 하나를 골라 매년 같은 방식으로 적용할 수 있습니다. 회계연도는 1월 1일부터 12월 31일까지입니다.

이 글은 그 기준이 누구에게 적용되는지와 회계처리의 기본 원칙을 다룹니다. 계정별 처리는 다음 회차부터 하나씩 이어 갑니다.

공동주택 회계처리기준은 무엇이고 누가 따르나요?

「공동주택 회계처리기준」은 국토교통부 고시입니다. 공동주택관리법 시행령은 회계감사를 받아야 하는 공동주택의 관리주체가 만드는 재무제표에 대해, 그 재무제표를 작성하는 회계처리기준을 국토교통부장관이 정해 고시하도록 하고 있습니다. 이 고시가 그 기준입니다. 고시 안에 적용 대상을 따로 정한 조항은 없고, 근거가 된 시행령 조문이 회계감사를 받아야 하는 단지를 전제로 합니다. 2017년 1월 1일부터 시행됐고(회계연도 조항은 2019년 1월 1일부터 적용), 지금 적용되는 판은 2023년 6월 13일 개정·시행된 것입니다.

대상 단지: 의무관리대상 공동주택

공동주택관리법은 다음 중 하나에 해당하는 단지를 의무관리대상 공동주택으로 정합니다. 전문 관리자를 두고 입주자대표회의를 구성하는 등 일정한 의무가 붙는 단지입니다.

• 300세대 이상인 공동주택
• 150세대 이상으로서 승강기가 설치된 공동주택
• 150세대 이상으로서 중앙집중식 난방방식(지역난방방식 포함)인 공동주택
• 건축허가를 받아 주택 외의 시설과 주택을 같은 건축물로 지은 건축물(주상복합)로서 주택이 150세대 이상인 건축물
• 위에 해당하지 않지만 입주자등이 대통령령으로 정하는 기준에 따라 동의해 의무관리대상으로 정한 공동주택

이 단지의 관리주체는 매년 회계감사를 받고(입주자등의 서면동의로 감사를 받지 않는 연도는 예외), 회계연도마다 결산서를 입주자대표회의에 냅니다. 감사 대상 요건과 기한은 공동주택 회계감사 완전정리에서 따로 다뤘습니다.

기준을 지키는 사람: 관리주체

공동주택 회계처리기준은 회계처리를 해야 하는 주체를 관리주체로 정하고 있습니다. 공동주택관리법에서 관리주체란 공동주택을 관리하는 자를 말합니다. 자치관리 단지에서는 자치관리기구의 대표자인 관리사무소장이, 관리를 위탁한 단지에서는 주택관리업자가 관리주체입니다. 관리업무를 인계하기 전의 사업주체와 임대사업자도 여기에 들어갑니다. 날마다 전표를 작성하는 사람은 관리사무소의 회계담당자이지만, 기준에 맞게 회계처리를 할 책임은 관리주체에 있습니다.

회계연도와 만들어야 하는 서류

회계연도는 매년 1월 1일부터 12월 31일까지로 정해져 있습니다. 관리주체는 재무상태표, 운영성과표, 이익잉여금처분계산서(또는 결손금처리계산서), 주석의 재무제표 4종을 만들고, 여기에 세입·세출결산서를 더한 결산서를 회계연도가 끝난 뒤 2개월 안에 입주자대표회의에 제출합니다. 결산은 회계연도 말을 기준으로 하지만 재무제표는 매월 작성합니다.

기준은 회계처리 원칙을 어떻게 정하나요?

기준 제1조는 목적을 회계 업무를 공정하고 명확하게 처리하고, 입주자와 사용자 등 이해관계자에게 유용한 재무적 정보를 제공하는 것으로 밝힙니다. 그 목적을 위한 원칙이 제4조에 모여 있습니다.

복식부기: 모든 거래를 차변과 대변으로

관리비를 거둬 용역비를 내는 일을 통장 입출금 기록만으로 관리하면 단식부기입니다. 복식부기는 거래마다 무엇이 늘고 무엇이 줄었는지를 차변과 대변에 같은 금액으로 적습니다. 기준은 모든 거래를 입금·출금·대체 전표로 처리하도록 하고, 현금출납장과 총계정원장·계정별원장 등 장부를 갖추게 합니다.

발생주의: 돈이 오간 날이 아니라 일이 생긴 기간에

발생주의는 수익과 비용을 돈이 들어오거나 나간 날이 아니라 그 원인이 생긴 기간에 기록하는 방식입니다. 12월에 받은 용역의 대금을 1월에 지급해도 비용은 12월이 속한 회계연도에 잡습니다. 기준은 회계처리와 재무보고에 발생주의를 적용하도록 하고, 현금주의를 고를 수 있는 대상으로는 관리외수익만 적고 있습니다.

관리외수익의 선택과 계속성

관리외수익은 관리비 등으로 부과하는 관리수익 밖에서 관리주체에게 들어오는 수익입니다. 복리시설 운영과 자치활동에서 생기는 수익, 경상적·반복적으로 생기는 이자수익 등이 해당하고, 입주자가 적립에 기여한 수익과 입주자·사용자가 함께 기여한 수익으로 나눠 표시합니다. 서식에는 중계기임대수입, 주차수입, 재활용품수입, 알뜰시장수입, 광고수입, 이자수입 같은 과목이 예시돼 있습니다.

이 관리외수익은 계정별로 발생주의나 현금주의를 고를 수 있습니다. 예를 들어 재활용품수입은 발생주의, 광고수입은 현금주의로 정할 수 있습니다. 대신 단서는 고른 방식을 매 회계연도 계속 유지하도록 하고, 일반원칙도 회계처리 기준을 정당한 사유 없이 바꾸지 못하게 합니다. 그리고 어떤 방식을 썼는지는 주석에 적습니다. 기준은 주석 기재 사항으로 “재무제표 작성 시 적용한 회계처리기준 및 관리외손익의 인식기준”을 두고 있습니다.

분개 예시: 발생주의와 현금주의는 장부에서 어떻게 달라지나요?

아래는 원칙을 보여주기 위해 만든 예시 숫자입니다. 부가가치세는 고려하지 않았고, 과목명은 기준의 별지 서식을 따랐습니다.

관리외수익: 고른 방식에 따라 달라집니다

두 방식 모두 두 해를 합치면 600,000원으로 같습니다. 달라지는 것은 어느 해 수익이 되느냐입니다. 재활용품수입만 발생주의, 광고수입은 현금주의로 정한 단지라면 2026년에 360,000원, 2027년에 240,000원이 잡힙니다. 그래서 해마다 방식을 바꾸면 연도별 수익을 비교할 수 없게 되고, 기준이 계속성을 요구하는 이유도 여기에 있습니다.

관리비용: 선택지가 없습니다

승강기유지비는 관리비용입니다. 기준은 관리비용을 현금주의 선택 대상으로 적고 있지 않으므로 원칙대로 발생주의를 적용하고, 12월에 받은 용역은 2026년 비용이 됩니다. 대금을 1월에 줬다는 이유로 2027년 비용으로 넘기면 발생주의 원칙과 맞지 않습니다. 이 비용을 관리비로 어떻게 부과해 관리수익으로 잡는지는 다음 회차인 관리수익 편에서 다룹니다.

현장에서 기준과 어긋나기 쉬운 처리

관리비용이나 관리수익까지 현금주의로 처리한다

제4조 단서가 현금주의를 고를 수 있게 한 것은 관리외수익입니다. 관리비용을 지급한 날 기준으로 처리하거나 관리외비용까지 현금주의로 처리할 근거는 기준에 적혀 있지 않으므로, 원칙인 발생주의로 돌아갑니다. 12월분 용역비·공과금처럼 연말을 넘겨 지급하는 비용은 결산 때 미지급비용 등으로 잡았는지 확인합니다.

관리외수익의 방식을 해마다 바꾼다

계정별 선택은 허용되지만, 같은 계정의 방식을 해마다 바꾸면 단서가 요구하는 계속성과 맞지 않습니다. 회계담당자나 위탁관리업자가 바뀌었다면 전임자가 어떤 방식을 썼는지 전기 주석의 관리외손익 인식기준부터 확인합니다.

주석에 인식기준을 적지 않는다

관리외수익의 계정별 인식 방식은 단지마다 다를 수 있고, 주석은 재무제표를 읽는 입주자가 그 숫자의 기준을 확인하는 곳입니다. 적용한 회계처리기준과 관리외손익의 인식기준은 기준이 정한 주석 기재 사항입니다.

기준에 없는 거래를 관리규약이나 관행대로만 처리한다

관리규약은 입주자등이 정하는 자치규약이고, 기준 제7조도 회계담당자가 공동주택관리법령과 관리규약, 이 기준에 따라 회계처리하도록 합니다. 다만 재무제표를 작성하는 회계처리기준은 시행령이 국토교통부장관에게 고시하도록 맡긴 이 기준입니다. 또 기준은 회계를 일반적으로 인정된 회계원칙과 공정한 회계관습에 따라 처리하도록 하고 있습니다. 한국공인회계사회 「공동주택 회계처리기준 실무사례와 해설」은 이를 기준에 명시되지 않은 사항은 일반기업회계기준에 따라 처리한다는 뜻으로 이해할 수 있다고 설명하고, 충당부채와 적립금을 관리규약에 근거해 단지마다 다르게 처리하는 관행을 문제로 꼽습니다. 이 해설서는 연구자의 견해이며 공식 입장이 아니라고 스스로 밝히고 있으므로, 실제 처리는 단지의 사실관계와 함께 검토합니다.

재무제표를 결산 때만 만든다

기준은 결산을 회계연도 말 기준으로 하되 재무제표는 매월 작성하도록 합니다. 전산으로 회계처리하는 경우 매월 결산 처리 결과를 출력해 관리사무소장과 입주자대표회의 감사 1명 이상이 이름을 쓰거나 도장을 찍어 보관하고, 이때 감사는 예금잔고 증명과 관계 장부를 대조합니다.

회계감사·점검 전에 스스로 확인할 것

회계감사는 재무제표 4종을 대상으로 하고, 그 재무제표는 이 기준에 따라 작성합니다. 감사나 지자체 점검 결과는 단지의 실제 처리와 증빙에 따라 달라지므로, 아래는 결과를 보장하는 목록이 아니라 기준 조문에 비춰 관리사무소가 먼저 확인해 둘 사항입니다.

• 장부의 기준: 회계연도가 1월~12월인지, 모든 거래가 입금·출금·대체 전표로 처리되는지
• 발생주의 적용: 연말을 넘겨 지급·수령한 관리비용과 관리수익이 해당 연도에 잡혔는지
• 관리외수익 인식기준: 계정별 발생주의·현금주의가 전기와 같은지, 주석에 적혀 있는지
• 월별 재무제표: 매월 작성했는지, 전산 처리라면 관리사무소장과 감사의 서명·날인이 있는지
• 예금잔고 대조: 관리사무소장과 감사가 매월 말일 기준으로 다음 달 초에 예금잔고 증명을 받아 장부와 대조했는지
• 결산서 제출: 재무제표 4종과 세입·세출결산서를 회계연도 종료 후 2개월 안에 입주자대표회의에 냈는지

제29조의 “감사”는 2023년 6월 개정으로 들어간 것입니다. 그 전에는 관리사무소장만 대조하도록 돼 있었고, 지금은 입주자대표회의 감사도 함께 대조합니다. 개정 이유로는 관리비 횡령을 막기 위해 현금 관리의 내부통제 절차를 강화한다는 점을 들고 있습니다.